Arbeidsrett for arbeidsgivere: Slik håndterer du krevende personalsaker

I krevende personalsaker er måten du håndterer saken på, minst like viktig som årsaken til konflikten. Advokatene Maren Simonsen og Maria Kalstø forklarer hva du som arbeidsgiver bør gjøre – og når det er lurt å be om advokathjelp.

Hver dag er det mange arbeidstakere som ikke kommer på jobb eller leverer som de skal. Årsaken kan være mange: sykdom, konflikt, manglende vilje eller annet. Uansett årsak – lar du en personalsak først få rom til å utvikle seg til konflikt, kan det fort bli både dyrt og krevende. Heldigvis er det ikke alltid så mye som skal til for å nøste opp i problemstillingen før den eskalerer.

Personalsaker – når bør man kontakte advokat?

De fleste små og mellomstore bedrifter har ikke anledning til å ha en egen jurist eller HR-avdeling i bedriften. Da kan det være vanskelig å vite hva man skal gjøre dersom man opplever utfordringer med en ansatt. For veldig ofte starter også de store personalkonfliktene helt i det små.

– Det er stor variasjon i sakene vi ser innen arbeidsrett. Noen saker er store og alvorlige, andre saker har startet i det små og kunne vært unngått med tilrettelegging. Jo tidligere en advokat kommer inn i en sak, jo raskere kan vi hjelpe med å avklare handlingsrommet og foreslå fremgangsmåter som kan løse konflikten, sier Maren Simonsen.

Advokatene forteller at terskelen for å ringe advokat derfor bør være lav.

– Ofte er det konkrete og praktiske spørsmål i saker som disse hvor arbeidsgiver kan få kjappe svar på hva de bør gjøre. Man må ikke tro at alle personalsaker ender i store møter og rettslig prosess selv om man tar kontakt med advokat. Ofte hjelper vi med å gi enkel informasjon som sørger for at prosessen går riktig for seg. Det er lettere å finne en løsning og få arbeidsforholdet på rett spor igjen når begge parter føler de blir ivaretatt, istemmer Maria Kalstø.

– Hvis saken går til retten, kan arbeidsgiver bli dømt til å betale oppreisningserstatning. Er den ansatte sagt opp med urettmessig grunn, kan arbeidsgiver bli dømt til å dekke erstatning for tapt inntekt, og i noen saker hvor arbeidstaker ikke kommer seg inn på arbeidsmarkedet kjapt, så kan det økonomiske tapet vare lenge. I privat næringsliv er også tap av omdømme et sentralt tema om saken går til retten, forklarer advokatene om de ytterste konsekvensene av å trå feil.

Arbeidsgivers ansvar ved sykemelding 

Av og til kan en konflikt på arbeidsplassen føre til sykemelding, eller i andre tilfeller kan sykemelding være grobunn for konflikt. Er en arbeidstaker helt eller delvis sykemeldt, har personen et særskilt vern mot oppsigelse på grunn av sykdommen de første 12 månedene. Da er det også en rekke krav som stilles til arbeidsgiver i forhold til oppfølging og tilrettelegging.

– En arbeidstaker som er sykemeldt, er vernet i ett år og har krav på tilrettelegging. Det er en hel prosess med ulike frister hvor arbeidsgiver plikter å lage oppfølgingsplan, ha dialogmøter og prøve å tilrettelegge for å få den ansatte tilbake i jobb. I denne prosessen er det viktig å dokumentere møter og tilretteleggingstiltak, forklarer advokatene.

Dersom man har en konkret grunn til å mistenke at en sykemelding ikke er reell, kan man som arbeidsgiver bestride arbeidstakers rett til sykepenger. Men det er et tiltak som må brukes varsomt.

– Det å bestride en sykemelding er et veldig betent tema. I noen saker kan det være behov for det, men det er et virkemiddel som må brukes med omhu fordi det kan få alvorlige konsekvenser for den ansatte. Dersom arbeidsgiver ser seg nødt til å bestride en sykemelding, anbefaler vi å koble inn advokat, for det er klare retningslinjer og saksbehandlingsregler som må følges for å ivareta rettighetene til den ansatte, fortsetter advokatene.

Hva må skje før en oppsigelse?

I loven står det at du må ha saklig grunn til å si opp en ansatt, og er du usikker på om du har saklig grunn til oppsigelse, råder vi deg til å ta kontakt med advokat før du foretar deg noe som helst. Men hvilke andre regler gjelder egentlig rundt en oppsigelse? Oppsigelsen må være skriftlig og følge formkravene i henhold til arbeidsmiljøloven. 

Før arbeidsgiver beslutter en oppsigelse, skal spørsmålet så langt det er praktisk mulig drøftes med arbeidstakeren i et såkalt drøftingsmøte. Møtet bør dokumenteres, og det er spesielt én ting som er viktig.

– Et drøftingsmøte er et møte hvor arbeidstaker skal få si sin side av saken, og hvor man prøver en siste gang å finne løsninger på situasjonen slik at den ikke ender i oppsigelse. Det viktigste i et drøftingsmøte er at arbeidsgiver ikke skal ha konkludert på forhånd eller underveis i møtet, men går inn i møtet med et åpent sinn, forklarer Kalstø.

Drøftingsmøtet er et av virkemidlene arbeidsgiver har for å undersøke og vurdere personalsaken godt nok til å utelukke at det finnes andre løsninger enn å gi en oppsigelse. 

Én ting som ofte feller arbeidsgiver i retten

Dersom konflikten mellom arbeidsgiver og arbeidstaker går så langt at en oppsigelse havner i retten, er det viktig at arbeidsgiver har hatt en korrekt saksbehandling.

– Det er vanskelig å si hvordan en konflikt utvikler seg, og det vil alltid være elementer som du ikke kan styre. Men det du kan sørge for, er at saksbehandlingen og fremgangsmåten gjøres helt korrekt etter boka. Man ønsker å unngå å havne i retten, for det kan koste bedriften både i kroner og omdømme, forteller Simonsen.

I en personalsak er arbeidsgiver den profesjonelle parten, helt uavhengig av størrelsen på bedriften. Og som den profesjonelle part dømmes arbeidsgiver etter strenge lover og regler.

Advokatene presiserer derfor nok en gang hvor avgjørende det kan være å koble inn en advokat med riktig kompetanse på arbeidsrett tidlig i prosessen. Ofte kan en enkel telefonsamtale eller mailkorrespondanse spare deg for mye tid, penger og hodebry.

– Det er ikke alltid det trengs så mye fra oss advokater. Men det handler om at vi kan fortelle deg at nå er du her i løypa, og nå må du gjøre slik for å oppfylle det du er pliktet til etter norsk lov. Kobler man advokat på tidlig i prosessen, ser vi at vi ofte får til gode løsninger for begge parter, avslutter Kalstø.

Har du en personalsak du trenger bistand med? Våre advokater har spisskompetanse på arbeidsrett. Kontakt Maria Kalstø eller Maren Simonsen for bistand.